Viele Menschen arbeiten derzeit, wegen des Corona Virus, im Homeoffice.
Und für viele Unternehmen und Mitarbeiter ist dies eine neue Situation.
Daher geht es in der heutigen Folge darum, wie du als Führungskraft, auch aus dem Homeoffice heraus, wirksam Führung wahrnehmen kannst.
Du erfährst, welche Strukturen du für dein Team schaffen solltest und was dein Team jetzt von dir braucht.
Die zwei großen Änderungen
Wenn man plötzlich, von einem Tag auf den nächsten, nicht mehr morgens das Haus verlässt, um zur Arbeit zu gehen und seinem geregelten Tagesablauf nachzukommen, sondern die Arbeit ab sofort von zuhause verrichten soll, fällt eines als erstes weg:
Die bisherige Tages- und Arbeitsstruktur, die man hatte; gleichzeitig machen sich vermehrt Unsicherheiten und Ängste breit. Ängste und Sorgen über den weiteren Verlauf der Corona-Krise, über die wirtschaftlichen Folgen, mögliche Kurzarbeit der Firma oder wie man Kinderbetreuung und Homeoffice vereinbaren soll.
Damit unterstützt du dein Team
In dieser Situation sind Unternehmen und Führungskräfte gefragt Unterstützung zu bieten und Sicherheit zu vermitteln.
Dabei geht es vor allem um zwei Punkte:
1. Strukturen zu schaffen, für Kommunikation, Arbeitszeit und Arbeitsverhalten im Homeoffice
2. Sich bewusst mehr Zeit für Führung zu nehmen – um auch digital für die Mitarbeiter präsent zu sein, als Gesprächspartner verfügbar zu sein, Infos transparent weiterzugeben und klare Ziel- und Aufgabenorientierung zu geben.
Wie sehen diese beiden Punkte aber nun konkret aus?
1.Strukturen schaffen
Starten wir mit dem ersten Punkt: Strukturen schaffen für Kommunikation, Arbeitszeit und Arbeitsverhalten. Das sind nämlich die drei Punkte, bei denen die bisherige Struktur plötzlich wegfällt.
Kommunikationsstrukturen im Homeoffice
Kommunikation im Home-Office wird viel wichtiger, da sie nicht mehr, wie im Büroalltag, automatisch passiert.
Jeder Mitarbeiter arbeitet isoliert für sich. Das Bedürfnis wird größer, sich mit anderen auszutauschen, ebenso die Notwendigkeit um Arbeitspakete und Projekte gut voranzubringen.
Daher ist es deine Aufgabe Strukturen zu schaffen, wodurch dieser Austausch gezielt stattfinden kann.
Teammeetings
Dabei sollte es regelmäßig stattfindende Teammeetings geben per Videocall.
Für einen Videocall kannst du Tools nutzen wie z.B. Zoom, Microsoft Teams oder Skype.
Die Teammeetings können täglich, alle zwei Tage oder 1x wöchentlich stattfinden.
Wichtig ist die Regelmäßigkeit und, dass alle daran teilnehmen.
Die Teammeetings können so terminlich eingerichtet sein, dass dein Team damit den Startschuss für den Arbeitstag hat.
Du kannst hier aktuelle Informationen zur derzeitigen Situation teilen.
Das Team kann sich gegenseitig über Projekte und Themen informieren, an denen der Einzelne gerade arbeitet.
Du kannst zu Beginn der Woche die Frage stellen was jeder in dieser Woche schaffen möchte, welche Ziele man sich gesetzt hat und woran man konkret arbeiten möchte.
Am Ende der Woche kann jeder von seinen Erfolgen berichten, was er geschafft hat.
Auch kann das Team bei so einer Teambesprechung miteinander Tipps fürs Homeoffice teilen, wie man sich am besten organisiert und strukturiert und auch einfach mal mitteilen, wie es einem mit der ganzen Situation gerade geht.
Durch die regelmäßigen Teammeetings hat jeder einzelne wieder verstärkt ein Teamgefühl, ein Gefühl von Verbundenheit und jeder kennt den aktuellen Status des Teams.
Einzelmeetings
Neben den Teammeetings sind regelmäßig stattfindende Einzeltermine mit jedem Mitarbeiter wichtig. Auch diese als Videocall und optimalerweise einmal die Woche für eine Stunde.
Hier ist Zeit, noch gezielter nachzufragen wie es dem Mitarbeiter gerade geht, für ihn ein offenes Ohr zu haben und gemeinsam Ziele und Aufgabenpakete für die Woche festzulegen, zu schauen wie der Fortschritt in bestimmten Projekten ist oder auch inwiefern freie Kapazitäten da sind.
Informelle Meetings
Neben dem beruflichen Austausch, fehlt im Home-Office aber auch der informelle Austausch.
Das kurze Gespräch am Kaffeeautomaten oder die gemeinsame Mittagspause.
Plane auch dafür Zeiten ein.
Stelle alle zwei Tage ein halbstündiges virtuelles Kaffeetrinken ein und wer Lust und Zeit hat loggt sich ein.
Diese informellen Gespräche sind wichtig, weil sie Nähe und Teamgefühl schaffen und sonst im Homeoffice nahezu wegfallen.
Arbeitszeit im Homeoffice
Neben dem Schaffen von Kommunikationsstrukturen ist es wichtig auch eine Struktur für die Arbeitszeiten im Home-Office zu finden.
Während im Büro die Arbeitszeiten in der Regel vorgegeben sind, stellt sich bei vielen die Frage wie man mit den Arbeitsstunden im Homeoffice umgehen kann.
Gibt es feste Arbeitszeiten, wie „nine to five“?
Ist es möglich, sich z.B. nachmittags auszuklinken und stattdessen abends zu arbeiten?
Gibt es feste Zeiten, zu denen alle Teammitglieder online sein sollten?
Was ist hier für deinen Bereich machbar und möglich?
Mein Tipp ist, dass du mit deinem Team eine Kernarbeitszeit vereinbarst, zu der alle online sind. Darüber hinaus ist aber Flexibilität möglich.
Eine flexible Regelung macht zufriedener und so haben z.B. auch Eltern die Möglichkeit die Arbeitszeiten mit der Kinderbetreuung zu vereinbaren.
Der Kodex für das Arbeitsverhalten
Neben Kommunikationsstrukturen und die Struktur für die Arbeitszeit kommen wir nun zum Arbeitsverhalten.
Vereinbare mit deinem Team einen gemeinsamen Kodex für das Arbeitsverhalten.
Der kann Punkte beinhalten wie:
– dass beim Teammeeting sich auch jeder mit Webcam zuschaltet und nicht nur mit Ton
– dass häufiger telefoniert und nicht nur gemailt wird
– aber auch, dass aufeinander geachtet wird.
Überlege gemeinsam mit deinem Team, was euch jetzt wichtig ist für das gemeinsame Arbeiten.
Einen Punkt zumindest sollte euer Kodex enthalten: dass ihr so oft wie möglich Videoanrufe nutzt.
Mit Videoanrufen hast du die Möglichkeit, mehr Verbundenheit und Nähe zu schaffen und das ist etwas was sonst im Homeoffice schnell verloren geht.
1. Sich bewusst (mehr) Zeit für Führung nehmen
Neben dem Thema Strukturen schaffen, ist es wichtig, dass du dir jetzt bewusst Zeit, und vielleicht auch mehr Zeit, für Führung nimmst.
Mit dem Schaffen der Strukturen hast du deinem Team eine Klarheit und Sicherheit für die Arbeit gegeben und zur Stärkung des Teamgefühls beigetragen.
Was Sie jetzt noch brauchen, ist eine Führungskraft, die präsent, vertrauensvoll und optimistisch für ihr Team da ist. Eine Führungskraft, die Prioritäten setzen und die richtigen Entscheidungen treffen kann.
Präsenz auch digital zeigen
Wie kannst du Präsenz auch digital zeigen?
Natürlich durch die Kommunikationsstrukturen, die ich eben angesprochen habe und zum anderen, indem du deinem Team deutlich machst, wann und wie sie dich am besten erreichen können und dass du als Ansprechpartner zur Verfügung stehst, wenn du gebraucht wirst.
Präsenz und Verfügbarkeit ist wichtig, um das Vertrauen deines Teams in dich und die neue Arbeitssituation zu stärken.
Transparenz in der Infoweitergabe
Dies ist eine Zeit, die bei vielen Menschen von Unsicherheit und Angst geprägt ist.
Mit einer klaren und transparenten Kommunikation kannst du aktiv dazu beitragen, deinen Mitarbeitern diese Unsicherheit zu nehmen.
Neue Informationen aus dem Unternehmen, z.B. anstehende Kurzarbeit, sollten von dir zeitnah ans Teams kommuniziert werden. Nicht per Mail, sondern im Videocall.
Nur so kannst du direkt auf Fragen und Befürchtungen eingehen und lässt deine Mitarbeiter mit diesen Infos nicht allein.
Transparenz in der Infoweitergabe führt ebenfalls zu mehr Vertrauen dir gegenüber.
Wenn du als Führungskraft präsent bist und transparent kommunizierst, ist es wichtig, dass du dies mit einer optimistischen Grundhaltung machst.
Optimistische Grundhaltung beibehalten
Ich weiß, dass es einem gerade einiges abverlangt, eine optimistische Grundhaltung beizubehalten.
Denn die Welt wird nach Corona eine andere sein, die Wirtschaft wird eine andere sein und wir Menschen wahrscheinlich auch.
Und deswegen bist du gerade jetzt gefragt, den Blick weiterhin optimistisch nach vorne zu richten.
Dabei geht es nicht darum die Krise schön zu reden oder Versprechungen für die Zukunft zu machen, sondern es geht darum immer noch Chancen zu sehen. Chancen für dein Unternehmen, Chancen für dein Team.
Was ich gerade mache, um meinen Optimismus und mein Vertrauen hochzuhalten, ist, dass ich positive Nachrichten sammle, die uns ja überall begegnen, wenn wir aufmerksam sind.
Die Delfine, die wieder bis an Italiens Küste kommen, das klare Wasser in Venedig, der blaue Himmel in China. Der Zettel in meinem Briefkasten, mit dem ein Mädchen in der gesamten Nachbarschaft seine Hilfe für Einkäufe anbietet.
Der junge Mann bei Rossmann, der einer älteren Dame, die zu wenig Geld mit hatte für den Einkauf, den restlichen Einkauf bezahlt.
Das alles sind für mich positive Nachrichten und Zeichen, die mir ein Gefühl geben von „Gemeinsam werden wir das schaffen“, und bei allem Negativen gibt es auch Positives, was aus der Krise erwächst.
Wenn du daher mit deinem Team sprichst, sei ehrlich und authentisch. Sag ihnen auch, wie es dir gerade in dieser Krise geht. Wir sitzen alle im gleichen Boot.
Aber dann krieg den Shift hin, wechsle die Perspektive und schaut gemeinsam, was diese Krise für euch als Team, für den Bereich und fürs Unternehmen auch positives bereithalten kann.
Das heißt nicht, den Ernst der Lage zu verkennen, sondern nur aus der vielleicht angsterfüllten Lethargie wieder ins Handeln zu kommen und darauf zu vertrauen, dass wir es gemeinsam schaffen werden aus dieser Krise gestärkt hervorzugehen.
Neue Prioritäten setzen und wertorientierte Entscheidungen treffen
Diese Krise stellt mit Sicherheit deinen Bereich und dein Unternehmen auf den Kopf.
Kunden und Aufträge brechen weg, Ziele und Projekte müssen sich verändern und gewohnte Arbeitsabläufe sind verschwunden.
Überlege daher, was der Beitrag deiner Abteilung sein kann, um das Unternehmen in dieser Zeit zu stärken und zu unterstützen und auch, was euer Beitrag gesamtgesellschaftlich sein kann.
Dazu möchte ich gerne als Beispiel Gerhard Bosselmann aus Hannover nehmen. Der Inhaber der Bosselmann Bäckereien geht mit seinen Worten gerade viral in den sozialen Medien.
Er beschreibt in einem ergreifenden Video wie schwer die Situation für seine Bäckerei ist und wie viele Wochen sie so noch überleben können. Er ruft dazu auf zusammenzuhalten und Brot beim Bäcker um die Ecke zu kaufen, egal bei welchem. Und trotz allem macht er ein großes Angebot. Das Angebot, dass alle Mitarbeiter im Gesundheitsdienst in seiner Bäckerei ab sofort, alles was sie brauchen, umsonst bekommen.
Und er endet mit den Worten, lassen Sie uns in guten und in schlechten Zeiten zusammenhalten.
„In a world where you can be anything, be kind!“
In Krisen werden die Werte der Menschen und Unternehmen sichtbar.
Wie sie ihre Mitarbeiter, ihre Kunden behandeln und ob sie sich ihrer gesamtgesellschaftlichen Verantwortung bewusst sind.
Überlege dir genau, welcher Mensch du in dieser Krise sein willst.
Und ob du gerade so handelst, wie du wahrgenommen werden möchtest.
Zu guter Letzt noch ein Tipp:
Erwarte von deinem Team jetzt nicht gleich die volle Leistung. Strukturen müssen geschaffen werden, man muss sich selber erstmal im Homeoffice organisieren und dazu kommen die Sorgen und Ängste. Vertraue darauf, dass jeder das tut, was er gerade tun kann, und sei dir sicher, auch das zahlt sich aus. Nach einiger Zeit wird dein Team wieder mehr Sicherheit bekommen und sich ans Homeoffice gewöhnt haben. Das ist die Zeit, wo die Produktivität wieder steigt und in der ihr gemeinsam Neues erschaffen könnt.
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Episodenbild: Photo by Zan on Unsplash
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