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Als Führungskraft bist du verantwortlich für die Weitergabe von Informationen an dein Team. Aber wie kannst du Informationen weitergeben, um dein Team auch wirklich zu erreichen und abzuholen? Und welche No-Go‘s solltest du auf jeden Fall vermeiden?
Darum geht es in diesem Artikel.

Unzufriedenheit über mangelnde Infoweitergabe und Kommunikation

 

Fragt man Mitarbeiter, worüber sie unzufrieden sind im Unternehmen, wird häufig die mangelnde Kommunikation und Informationsweitergabe genannt.
Zum einen fühlen sich die Mitarbeiter unzureichend informiert über Veränderungen im Unternehmen, Ziele, strategische Richtungen und Entscheidungen, und zum anderen mangelt es ihnen überhaupt an direkten Gesprächen.

Dabei ist eine transparente Kommunikation so wichtig; nicht nur um die Mitarbeiter mit den notwendigen Infos zu versorgen, sondern auch, weil eine offene Kommunikation die Grundlage für ein vertrauensvolles, wertschätzendes Miteinander ist.

Einfach den Informationsfluss erhöhen?

 

Aber wie finde ich das passende Maß bei der Infoweitergabe?
Soll ich jetzt einfach den Informationsfluss und die Anzahl der persönlichen Gespräche erhöhen?
Nein, genau darum geht es nicht, sondern eher gezielter vorzugehen und die typischen Fehler zu vermeiden.

Wenn du ein vertrauensvolles Verhältnis zu deinen Mitarbeitern aufbauen oder halten möchtest, gibt es 6 No-Go’s bei der Infoweitergabe, die du definitiv vermeiden solltest:

Die 6 No-Go‘s bei der Infoweitergabe an dein Team:

 

  1. Informationen werden zu spät ans Team gegeben

 

Viele Mitarbeiter kennen das: Es gibt Veränderungen im Unternehmen, in der Kaffeeküche gibt es schon Gemunkel darüber, andere Teams wissen bereits mehr, nur man selber hat von der eigenen Führungskraft wieder nichts gehört.

Wenn ich als Mitarbeiter Informationen von meiner Führungskraft häufig später als alle anderen erhalte, fühle ich mich vor den Kopf gestoßen und verliere das Vertrauen in meinen Chef.
Egal ob positive oder negative Nachrichten – dein Team sollte, sobald Infos offiziell sind, direkt von dir informiert werden.
Und auch wenn Infos noch nicht offiziell sind, aber schon darüber in der Kaffeepause geredet wird, dann kannst du zumindest sagen, dass an Veränderungen gearbeitet wird und sobald etwas „offiziell“ ist, du die Infos direkt weiterleitest.
Es geht nicht darum, schon Dinge preiszugeben, die noch nicht beschlossen sind, sondern Mitarbeitern zu vermitteln, dass sie sich bei der Infoweitergabe auf dich verlassen können und du sobald wie möglich Informationen teilst und weitergibst.

  1. Negative Infos werden schöngeredet

 

Wenn du Infos weitergibst, sei ehrlich. Sei ehrlich darüber, was die Veränderungen fürs Team und für jeden einzelnen bedeuten.
Viele Führungskräfte scheuen sich davor, negative Infos weiterzugeben und versuchen diese schönzureden und möglichst positiv darzustellen.
Aber dein Team ist nicht dumm und fühlt sich in dem Augenblick eher veräppelt.
Finde stattdessen einen Weg, wie du deinem Team ehrlich und offen die negativen Infos rüberbringst. Ihr könnt als Team dann gemeinsam überlegen wie ihr mit diesen Infos umgeht und wie ihr das Beste daraus machen könnt.
Aber lass erstmal auch Emotionen wie vielleicht Wut oder Enttäuschung zu.
Mit Emotionen ist das nämlich so seine Sache. Wenn man sie unterdrückt, nicht zulässt und dafür im Team auch kein Platz ist, brechen sie an anderer Stelle aus.
Emotionen gehen nicht weg, wenn man sie schönredet, sondern nur, wenn man sie fühlt und sie sein dürfen.
Also sprich offen und ehrlich mit deinem Team, setz dich mit ihnen zusammen, geh auf Fragen ein, hab Verständnis für Emotionen, und dann werden sich die Emotionen auch relativ schnell wieder beruhigen.
Natürlich sollst du optimistisch in die Zukunft sehen, ein positives Zukunftsbild für dein Team gestalten, lösungsorientiert Probleme angehen, nur überfrachte dein Team nicht sofort damit und fang nicht an Situationen einfach nur schönzureden.
Hab stattdessen den Mut eine offene und ehrliche Kommunikation zu führen, bei der auch Kritik, Enttäuschung, Wut und Irritationen Platz haben dürfen.

 

  1. Das Team wird nicht gleichermaßen informiert

 

Wenn es Veränderungen gibt, die das gesamte Team betreffen, dann nutze ein Teammeeting um allen gleichermaßen diese Infos mitzuteilen. Wenn einzelne Personen bereits im Vorfeld von dir Infos erhalten haben und andere noch nicht, führt das zu Irritationen und Gerede im Team.
Noch schlimmer wird es, wenn Mitarbeiter den Auftrag bekommen, diese Infos doch mal eben im Team zu streuen oder weiterzuleiten. Du bist für die Infoweitergabe verantwortlich und alle aus deinem Team sollten die Info auch von dir erhalten.
Fehlt ein Mitarbeiter beim Teammeeting, z.B. wegen Krankheit, sprich nach seiner Rückkehr mit ihm persönlich, um ihm diese Infos mitzuteilen.
Infos, die das Team betreffen, sollten auch gleichermaßen ans Team gegeben werden.

 

  1. Es werden wahllos Informationen weitergeleitet

 

Manche Führungskräfte denken, sie kommen ihrer Informationspflicht nach, wenn sie einfach wahllos die Infos, die sie erhalten, an ihr Team weiterleiten.
Aber ein Team mit Infos zu überschütten macht keinen Sinn und verschwendet Zeitressourcen.
Deine Aufgabe ist es im Vorfeld zu schauen, welche Infos überhaupt eine Relevanz für dein Team und den Bereich haben, und diese dann gezielt über ein passendes Kommunikationsmedium weiterzugeben.
Und damit kommen wir auch schon zum nächsten No-Go:

 

  1. Es wird das falsche Kommunikationsmedium gewählt

 

Stell dir vor, dein Unternehmen muss Kurzarbeit anmelden.
Du verfasst für dein Team nun eine Mail in der du alles genau erklärst und schickst sie ab. Danach wunderst du dich, denn du merkst wie einzelne sich zurückziehen und verstärkt austauschen, andere kommen zu dir und stellen Fragen. Du spürst Verärgerung, aber auch Angst bei deinem Team und wunderst dich, weil doch alles genau in der Mail erklärt ist.
Dies hättest du weitestgehend verhindern können, wenn du diese Infos im Gespräch mitgeteilt hättest und nicht per Mail.
Viele Führungskräfte denken, mit einer Mail sind sie auf der sicheren Seite, wenn es um die Infoweitergabe geht.
Dann kann man doch in Ruhe überlegen, was man schreiben möchte, kann seine Worte wohlweislich wählen und die Mitarbeiter haben es nochmal schriftlich vorliegen.
Leider ein Irrtum.
Zu oft ist genau dies das falsche Medium.
Weil Mails viel Interpretationsspielraum zulassen, Fragen aufwerfen können und nicht gerade persönlich und wertschätzend erscheinen.

Mails kannst du wählen, wenn es um eine Information geht, die dein Team emotional nicht stark berühren wird. Das kann die Info sein, dass der Prozess der Reisekostenabrechnung sich ab nächstem Monat ändert oder die Punkte fürs nächste Teammeeting, die Aufforderung sich in die Urlaubsdatei einzutragen. Das sind Beispiele, die du gut in eine Mail verpacken kannst.

Aber sobald du eine Information weitergeben möchtest, die deine Mitarbeiter emotional berühren wird oder bei der bestimmt Fragen auftauchen, dann wählst du das persönliche Gespräch bzw. Teammeeting.
Das können Themen sein wie Kurzarbeit, strukturelle Veränderungen im Bereich und in der Firma, die Veränderung des Bonussystems.

Frage dich bei jedem Thema, das du kommunizieren möchtest, ob dies vermehrt Fragen aufwerfen könnte oder dein Team irritieren oder verunsichern würde.
Wenn du das mit JA beantwortest, wähle immer das persönliche Gespräch bzw. Teammeeting.
Nur dann hast du die Chance direkt auf dein Team einzugehen, auf Fragen, Befürchtungen, Kritik und Wünsche.

Eine Ausnahme gibt es:
Bist du z.B. in der Rolle des Geschäftsführers und möchtest eine wichtige Info gerne selber direkt an alle Mitarbeiter weitergeben, was aber aufgrund der Mitarbeiterzahl nicht persönlich geschehen kann, dann wähle das Medium Video.
Nimm eine Videobotschaft auf.
Deine Mitarbeiter sehen dich, deine Körpersprache, deine Mimik und Gestik und können die gesagten Worte besser einschätzen. Auch kannst du über ein Video viel mehr Emotionen wie z.B. Dank und Zuversicht transportieren.
Ein Video ist persönlicher und wertschätzender als jede Mail.
Und die Fragen, die die MA nach dem Video haben, können sie dann direkt mit ihrer Führungskraft besprechen.

 

  1. Die Meinungen des Teams werden nicht gehört.

 

Gerade bei der Weitergabe von wichtigen Infos, sollten Mitarbeiter immer Gelegenheit haben, ihre eigene Meinung und Ansicht mitzuteilen.
Noch optimaler wäre es natürlich, wenn Mitarbeiter bereits im Vorfeld in Entscheidungsprozesse mit einbezogen werden oder ihre Ansichten mitteilen können.
Schließlich will man keine Mitarbeiter, die stumpf Anordnungen entgegen nehmen und ihre Arbeit verrichten, sondern möchte ein Team, das sich Gedanken macht zu Prozessen und Abläufen, Ideen entwickelt, wie man was optimal verändern könnte.
Können Mitarbeiter ihre Meinungen und Ansichten äußern und bis zu einem gewissen Grad mitbestimmen, wächst die persönliche Identifikation und Loyalität zum Unternehmen.

 

Das waren die 6 No-Go’s bei der Infoweitergabe an dein Team.
Und auch wenn dir diese Punkte jetzt als selbstverständlich erscheinen, prüfe einmal ganz genau für dich, ob du dich wirklich daran hältst.

Wenn du dich nämlich an diese 6 Punkte hältst, bist du auf dem besten Weg zu einer offenen und ehrlichen Kommunikation bei der Infoweitergabe.
Und diese ist die Grundlage für eine gute vertrauensvolle Beziehung zu deinem Team sowie die Grundlage für die Motivation und Loyalität deiner Mitarbeiter.

Ich wünsche dir jetzt viel Erfolg beim Umsetzen dieser 6 Punkte und freu mich, wenn du mir hier einen Kommentar gibst, wenn dir dieser Blogartikel gefallen hat.

Episodenbild: Photo by Dylan Gillis on Unsplash

 

 

 

 

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