Im heutigen Blogartikel beantworte ich eine Frage, die ich von Maik erhalten habe.
Maik arbeitet im IT-Bereich, ist Führungskraft von einem 10 köpfigen Team und schreibt mir, dass einer aus seinem Team jetzt schon länger immer wieder die Arbeit schleifen lässt.
Er braucht länger als sonst, hält die Deadlines nicht ein und das was er abliefert, ist immer wieder fehlerhaft.
Maik beschreibt auch, dass sein Mitarbeiter schon seit 4 Jahren in dem Team arbeitet und die Aufgaben nicht neu für ihn sind, es seien Routineaufgaben, und bisher hat er diese auch immer gut erledigt.
Seit einiger Zeit allerdings lässt er diese schleifen. Ein Gespräch hat er mit ihm schon geführt, welches aber wohl nicht viel gebracht hat.
Maik fragt jetzt: Was kann ich noch tun, damit mein Mitarbeiter die Arbeit wieder gut erledigt?
Eine allgemeingültige Antwort gibt es darauf nicht, aber ich werde dir die sieben Faktoren nennen, die dafür verantwortlich sein können.
Mit diesen Faktoren kannst du dann jede Situation einzeln betrachten und analysieren.
Bevor wir uns aber ansehen welche Faktoren dazu geführt haben können, dass der Mitarbeiter sich jetzt so verhält, möchte ich dir zuerst noch einen Tipp mitgeben.
Einen Tipp dahingehend, was du erstmal unterlassen solltest.
Viele Führungskräfte tappen bei so einer Situation in eine Falle.
Sie denken, wenn der Mitarbeiter die Arbeit nicht gut erledigt, Fehler macht und sie schleifen lässt, ist es an der Zeit ihm noch einmal genau zu erklären was sie von ihm erwarten und wie er die einzelnen Schritte erledigen soll.
Dies ist aber bei erfahrenen Mitarbeitern genau das Falsche.
Und Maik hat in dieser Situation einen langjährigen, erfahrenen Mitarbeiter vor sich. Bei ihm können wir also davon ausgehen, dass er genau weiß wie die Aufgabe erledigt werden soll. Es handelt sich um Routineaufgaben, die er ja anscheinend auch schon länger ausführt.
Wenn ich diesem Mitarbeiter jetzt ausführlich erkläre wie er die Aufgabe erledigen soll, ganz ehrlich, dann fühlt er sich doch „veräppelt“.
Und selbst wenn er danach die Aufgabe besser erledigt, wird dies nur kurzfristig sein. Er strengt sich an, damit er nicht wieder so ein Gespräch führen muss. Aber mittel- und langfristig bringt mir das gar nichts.
Deswegen ist der erste Schritt, bevor ich den Mitarbeiter anspreche, dass ich die Situation für mich erst einmal näher überprüfe.
Hier also die sieben Faktoren, mit denen du jede Situation analysieren solltest.
1. Zeit- und Rahmenbedingungen
Hat der Mitarbeiter überhaupt die Zeitressourcen, um seine Aufgaben gut erledigen zu können?
Wie stark ist er gerade ausgelastet?
Ein Mitarbeiter kann hoch kompetent und voll motiviert sein, wenn er aber immer nur unter Zeitdruck arbeitet, sind Fehler vorprogrammiert und die Ergebnisse leiden.
Genauso ist es, wenn die passenden Rahmenbedingungen fehlen.
Wenn ich z.B. komplizierte Vorgänge buchen muss, aber in einem Großraumbüro sitze mit hoher Lautstärke und vielen Ablenkungen, ist eine erhöhte Fehlerquote vorprogrammiert.
Notwendige Zeit- und Rahmenbedingungen sind ein Faktor, der gegeben sein muss für gute Arbeit.
In dem Fall von Maik glaube ich allerdings, dass die Ursache woanders liegt.
2. Kompetenz und Motivation
Der zweite Faktor ist die Kompetenz und Motivation vom Mitarbeiter.
Die Frage, die ich mir immer stelle, wenn ein Mitarbeiter nicht die Performance zeigt, die ich mir wünsche, ist:
Kann er nicht oder will er nicht?
„Er kann nicht“ heißt, es fehlt ihm die Kompetenz und Erfahrung. Dies trifft vornehmlich auf junge oder neue Mitarbeiter zu oder Mitarbeiter, die einen neuen Aufgabenbereich erhalten.
Bei Maiks Mitarbeiter ist dies nicht der Fall.
Hier trifft sehr wahrscheinlich Letzteres zu – „Er will nicht“ heißt, es fehlt ihm die Motivation.
Mangelnde Motivation kann natürlich für vieles stehen.
Es kann sein, dass er gerade privat viel Stress hat und sich das auf die Arbeit auswirkt.
Aber auch das lassen wir erst einmal außen vor.
Bei einem Mitarbeiter, der vier Jahre in einem Team und Unternehmen ist und die Routineaufgaben irgendwann nachlässig macht, ist meine erste Idee:
Er ist unterfordert und langweilt sich.
Bei ihm wäre es also an der Zeit, ihm neue Projekte und Aufgaben zu geben, mehr Abwechslung reinzubringen und ihn mit seinen Stärken zu fordern.
3. Stärken und Persönlichkeit
Ein weiterer Punkt, den du dir immer ansehen solltest, wenn Mitarbeiter in der Performance schwächeln, ist, ob die Aufgabe zu den Stärken und zu der Persönlichkeit deines Mitarbeiters passt.
Wenn ich als Mitarbeiter da eingesetzt bin wo meine Stärken liegen, habe ich die höchste Motivation. Wenn die Aufgabe dann noch meinem Persönlichkeitstyp entspricht, bringe ich für das Unternehmen die besten Ergebnisse.
Als Persönlichkeitstyp kann ich z.B. sehr introvertiert und zahlenaffin sein, der gerne genau und gründlich eine Aufgabe für sich erledigt. Wenn ich dann plötzlich kreative Aufgaben übernehmen soll, bei denen ich vor Gruppen sprechen muss, dann entspricht das nicht meinem Persönlichkeitstyp und kostet mich wahrscheinlich sehr viel Energie um diese Aufgabe gut erledigen zu können.
Das heißt nicht, dass ich das nicht kann, aber der Aufwand um diese Aufgabe gut erledigen zu können, ist zu hoch. Die Aufgabe passt nicht unbedingt zu meinem Persönlichkeitstyp.
4. Die Beziehung zum Mitarbeiter
Und als letzten und wichtigsten Punkt schaue ich mir meine Beziehung zum Mitarbeiter an.
Ist diese von Wertschätzung und Vertrauen geprägt oder kann es sein, dass mein Mitarbeiter gerade stinkendsauer auf mich ist, weil sich Sachen verändert haben, ich eine Entscheidung getroffen habe, die ihm nicht passt, ich in der letzten Zeit nicht wirklich präsent war, wenig mitbekommen habe und wenig für Gespräche zur Verfügung stand.
Es gibt viele Gründe, aber sehr oft hat es mit der Beziehung zur Führungskraft zu tun, wenn Mitarbeiter ihr Arbeitsverhalten plötzlich verändern. Zu viel hat sich bei ihnen aufgestaut, die Loyalität und Motivation lässt nach und damit auch die Arbeitsleistung.
Frage dich einmal selber: „Was würde mein Mitarbeiter heute sagen, wenn man ihn fragen würde wie zufrieden er mit mir als Führungskraft gerade ist?“
Liegt das Ergebnis nicht im Optimum, ist es wichtig, wieder stärker am Mitarbeiter dran zu sein, mit ihm zu sprechen, zu gucken was los ist. Wenn der Mitarbeiter wieder das Gefühl bekommt, dass es dir als Führungskraft ehrlich wichtig ist, wie es ihm gerade auf der Arbeit geht und was seine Bedürfnisse sind, steigt bei ihm die Motivation und damit auch die Arbeitsleistung.
Wenn ich mir als Führungskraft also diese Faktoren angeschaut habe: Zeit, Rahmenbedingungen, Kompetenz, Motivation, Stärken und Persönlichkeitstyp sowie die Beziehung zum Mitarbeiter, dann habe ich schon einmal eine erste Idee bekommen warum mein Mitarbeiter seine Arbeit schleifen lassen könnte.
Danach geht es darum, dies zu überprüfen.
Denn natürlich kann es auch ganz anders sein.
Das Mitarbeitergespräch
Ich führe also jetzt ein Gespräch mit dem Mitarbeiter und gehe offen in das Gespräch rein, um herauszufinden, wie der Mitarbeiter die Situation sieht und empfindet.
Erst danach schaue ich gemeinsam mit dem Mitarbeiter wie wir die Situation lösen können.
Ich gehe nicht ins Gespräch und erkläre ihm etwas, sondern ich frage nach und versuche zu verstehen.
Ich gehe mit einer offenen Fragestellung in das Gespräch, z.B:
„Ich möchte gerne mit dir über die Statistikerstellung sprechen, die du für uns machst.
In den letzten Wochen war ich überrascht, weil diese immer wieder verspätet und auch mit Fehlern kam. Ich muss mich aber bei dieser Aufgabe auf dich wirklich verlassen können. Das sind Zahlen, die ich weitergebe und die Grundlage für Kalkulationen und Budget sind. Ich weiß, dass ich mich sonst immer auf dich verlassen kann, dass du gute Arbeit machst. Deswegen habe ich mich bei der Statistik in den letzten Wochen umso mehr gewundert.
Aus diesem Grund habe ich dieses Gespräch mit dir gesucht, weil ich einfach wissen möchte, was los ist, ob es dafür einen Grund gibt und ob ich irgendwas tun kann.“
Mit so einer Formulierung gehe ich wertschätzend und offen in das Gespräch rein und bin wirklich am Mitarbeiter interessiert.
Und das ist die beste Basis um auch ehrliche Antworten zu erhalten.
Im weiteren Gesprächsverlauf ist es dann wichtig, dass du vor allem zuhörst. Frage nach, zeige ehrliches Interesse an deinem Gegenüber.
In dem Augenblick, in dem dein Mitarbeiter spürt, dass du ihn wirklich „siehst“ mit seinen Bedürfnissen, mit dem, was er möchte, was ihn beschäftigt, ist das weitere Gespräch ein Selbstläufer. Es ist nämlich immer ein „Gamechanger“, wenn ich als Mitarbeiter das Gefühl habe, dass die eigene Führungskraft sich nicht nur für die Aufgabe sondern vor allem für mich und meine Bedürfnisse interessiert. Vorausgesetzt, das ist auch ehrlich gemeint.
Dann ist es eine ehrliche, offene und wertschätzende Kommunikation und die beste Basis, um die Motivation wieder zu schüren für die weitere Arbeit.
Der weitere Gesprächsverlauf hängt dann von den Antworten deines Mitarbeiters ab.
Ich garantiere dir aber, dass nach so einem Gespräch die Arbeitsleistung eine andere sein wird.
Trittst du in die Falle des „Erklärens“, wo du einfach nur die Aufgabe noch einmal erklärst und deine Erwartungen äußerst, ändert sich die Arbeitsleistung maximal kurzfristig.
Führst du aber ein Gespräch, indem du den Mitarbeiter wirklich „siehst“ und wertschätzt und mit ihm eine Lösung finden möchtest, die seinen Bedürfnissen entgegen kommt, dann hast du grundlegend etwas an der Motivation und damit auch an der Arbeitsleistung deines Mitarbeiters verändert.
Zusammenfassung
Also zusammengefasst nochmal, wenn der Mitarbeiter nicht die Performance zeigt, die du dir wünschst, überprüfe einmal folgende Faktoren:
Zeit – Hat er überhaupt zeitliche Ressourcen für die Aufgabe?
Rahmenbedingungen – Gibt es welche, die gute Arbeit verhindern?
Kompetenz – Hat er genügend Kompetenz und Erfahrung für die Aufgabe?
Motivation – Mangelt es vielleicht an Motivation z.B. aufgrund von Unterforderung ?
Stärken – Entspricht die Aufgabe den Stärken des Mitarbeiters oder konfrontiert die Aufgabe ihn immer wieder mit seinen Schwächen?
Persönlichkeitstyp – Wieviel Energie muss er vom Persönlichkeitstyp aufbringen um die Aufgabe lösen zu können?
Beziehung zwischen Mitarbeiter und Führungskraft – wie gut ist eure Beziehung gerade? Ist sie von Vertrauen und Wertschätzung geprägt? Wann hast du das letzte Mal mit deinem Mitarbeiter in Ruhe gesprochen und warst für ihn da?
Wenn du diese Faktoren überprüft hast, führst du ein Gespräch mit dem Mitarbeiter, indem du dich darauf konzentrierst, herauszufinden was hinter dem Verhalten steckt um dann eine Lösung zu finden, die die Bedürfnisse des Mitarbeiters berücksichtigt.
So schaffst du es, die Motivation des Mitarbeiters zu stärken und die Arbeitsleistung zu verbessern.
Welche Faktoren verhindern in deinem Unternehmen am ehesten eine gute Performance?
Lass mir gerne einen Kommentar hier, ich bin gespannt.
Bildquelle: Photo by Austin Distel on Unsplash
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