Vertrauen und Kontrolle – beides ist in Führung wichtig, aber in welchem Verhältnis?
Wie stark ausgeprägt sollte mein Vertrauen gegenüber meinem Team sein?
Wie schaffe ich es, dass mein Team mir vertraut?
Und wie kann ich kontrollieren, ohne, dass ich Mitarbeiter demotiviere?
Vertrauen ist immer die Basis
Fangen wir mit Vertrauen an.
Warum ist es so wichtig, dass ich meinem Team vertraue und mein Team mir vertraut?
Weil Vertrauen eine der tragenden Säulen jeder Beziehung ist.
Egal ob es sich um Freundschaft handelt, um eine Liebesbeziehung oder um ein berufliches Miteinander.
Vertrauen ist immer die Basis. Vertraue ich dem anderen Menschen, zeige ich ihm, dass ich ihn respektiere, seinen Worten Glauben schenke und an die Richtigkeit seiner Handlungen glaube.
Vertraue ich einem Menschen, befinde ich mich in einem emotional entspannten Zustand.
Die beste Voraussetzung für eine gute Zusammenarbeit, Produktivität und das Erreichen gemeinsamer Ziele.
Die Wirkung von Vertrauen
Dies hat auch Prof. Fredmund Malik festgestellt, einer der weltweit bekanntesten Managementberater.
Wenn er Unternehmen beraten hat, ist ihm aufgefallen, dass es Führungskräfte gibt, die nach gängiger Führungsliteratur theoretisch alles richtig machen, aber trotzdem stand das Team nicht hinter ihnen.
Und dann hat er Führungskräfte erlebt, die einige Fehler im Bereich Führung gemacht haben, aber sie hatten ein Team, das voll und ganz hinter ihnen stand.
Er hat sich gefragt, woran das liegt und bei näheren Untersuchungen herausgefunden:
es ist der Faktor Vertrauen.
Vertraut dir dein Team, kannst du dir in Führung auch Fehler erlauben, dein Team steht trotzdem hinter dir, weil es weiß, dass es sich auf dich verlassen kann, dass du zu dem stehst, was du sagst und nicht nur im Sinne des Unternehmens, sondern auch im Sinne des Teams handelst.
Hast du das Vertrauen deines Teams nicht, wird so gut wie jeder Führungsansatz von dir wirkungslos.
Das Vertrauen deines Teams entscheidet über den Erfolg deiner Führung.
Wie kann ich meinem Team vertrauen?
Häufig hört man den Ausspruch: Vertrauen muss man sich erstmal verdienen.
Für mich stimmt dieser Satz so nicht.
Egal um welche Beziehung es geht, du startest immer mit einem Vertrauensvorschuss.
Du glaubst an das Beste im Anderen und daran, dass er ehrlich ist und du dich auf ihn verlassen kannst.
In Führung sieht das dann so aus, dass du darauf vertraust, dass dein Mitarbeiter optimal im Sinne des Unternehmens arbeiten wird und dass er Freiräume, die er bekommt (wie z.B. Homeoffice, Vertrauensarbeitszeit usw.) nicht ausnutzt.
Klar, das ist riskant, weil du nicht weißt, ob dein Gegenüber dein Vertrauen verdient hat, aber ehrlich gesagt, hast du auch keine andere Wahl, als mit einem Vertrauensvorschuss zu starten.
Die Wirkung von Misstrauen
Startest du mit Misstrauen, wirst du mit deinem Team nie zu einem Vertrauensverhältnis kommen.
Erinnere dich an den Pygmalion-Effekt der Führung. Hier nochmal der Link: https://stephanie-schlueter.com/pygmalion-effekt/
Der Effekt besagt, dass die Erwartungen, die uns entgegen gebracht werden, einen großen Einfluss darauf haben, wie wir uns verhalten.
Die sich selbsterfüllende Prophezeiung. Wenn du glaubst, dass dein Team keine gute Leistung bringt oder dich hintergeht, dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass es auch irgendwann dazu kommt. Dein Gegenüber spürt, was du von ihm hältst, und dieses hat direkten Einfluss auf sein Verhalten.
Wenn du deinen Mitarbeitern hingegen Vertrauen entgegen bringst, ist das ein Bild, eine Haltung, die dein Gegenüber in der Regel nicht enttäuschen möchte, und gleichzeitig ist es die Basis dafür, dass dein Team dir vertrauen kann.
Wenn du ein Vertrauensverhältnis herstellen möchtest, startet du immer mit einem Vertrauensvorschuss und das Vertrauen wächst, je länger du einen Mitarbeiter kennst und umso mehr er auch bewiesen hat, dass er das Vertrauen verdient.
Natürlich kannst du auch mal enttäuscht und dein Vertrauen ausgenutzt werden, aber das sind in der Regel Einzelfälle, die den positiven Effekt einer Vertrauenskultur nicht schmälern.
Vertrauenskultur im Unternehmensalltag
Das beste Beispiel dafür ist die Firma Kronos in den USA.
Kronos hatte vor einigen Jahren Probleme, gute Mitarbeiter zu bekommen, u.a. weil andere Firmen häufig mehr Urlaubstage versprachen.
Daraufhin haben sie eine feste Urlaubsregelung abgeschafft und es den Mitarbeitern selber überlassen, wie viele Tage sie im Jahr freinehmen.
Die Befürchtung war natürlich da, dass dies ausgenutzt werden kann.
Aber nach einem Jahr hat sich gezeigt, dass die Mitarbeiter im Durchschnitt lediglich 2,6 Tage mehr Urlaub nahmen als vorher, dafür gab es aber eine viel höhere Zufriedenheit, eine geringere Fluktuation und es wurde das erfolgreichste Jahr der Unternehmensgeschichte.
Eine Vertrauenskultur lohnt sich also, und als Führungskraft gebe ich selber immer erstmal einen Vertrauensvorschuss an die Mitarbeiter.
Einen Vertrauensvorschuss gebe ich auch, wenn ich einem Mitarbeiter viel zutraue.
Mitarbeitern viel zutrauen
In dem Augenblick indem ich dem Mitarbeiter immer ein Stück weit mehr zutraue als er sich selber und ihm anspruchsvollere Projekte zutraue, zeige ich ihm, dass ich an ihn und seine Leistung glaube. Dass ich mir sicher bin, dass er es schaffen wird und gute Leistungen erzielen wird.
Damit beweise ich großes Vertrauen in ihn.
Und das Vertrauen, das andere in uns setzen, möchten wir nicht enttäuschen.
Ganz im Gegenteil, wir strengen uns nochmal mehr an, um diesem positiven Bild zu entsprechen.
Indem du deinen Mitarbeitern Freiräume gibst und ihnen viel zutraust, zeigst du, dass du ihnen vertraust. Das ist auch der erste Schritt, damit sie dir überhaupt vertrauen. Wir vertrauen einem anderen Menschen eher, wenn er uns vertraut.
Was kannst du noch tun, damit dein Team DIR vertraut?
- Verlässlich und berechenbar sein
Wenn du wie die Fahne im Wind ständig deine Meinung änderst und unberechenbar handelst, wird es anderen schwer fallen, Vertrauen zu dir aufzubauen.
Je mehr deine Mitarbeiter aber wissen, wie du dich als Führungskraft in bestimmten Situationen verhälst und wie du Entscheidungen triffst, umso mehr wird dir Vertrauen geschenkt, da du im positiven Sinne berechenbar wird. - Transparent kommunizieren
Worst case wäre, wenn deine Mitarbeiter wichtige Infos vom Flurfunk mitbekommen und nicht von dir.
Dein Team muss wissen, dass du alle wichtigen Infos zeitnah an sie weitergibst.
Zumindest die Infos, die du weitergeben darfst.
Also achte darauf, dass du dein Team zeitnah und gleichermaßen mit Infos versorgst.
Näheres dazu kannst du auch in folgendem Blogartikel nochmal nachlesen https://stephanie-schlueter.com/infoweitergabe/, da geht es um die 6 No-Go`s bei Infoweitergaben an dein Team.
3. Zu dem stehen, was du gesagt hast
Wenn du eine Zusage machst, dann gilt es, diese auch einzuhalten. Ob es um Beförderungen geht, um Veränderungen im Zuständigkeitsbereich oder um Fortbildungen; überlege dir gut, was du zusicherst, wenn du es nicht einhalten kannst, zerstört dies das Vertrauen in deine Person.
4. Echt und authentisch sein
Menschen, die uns aufgesetzt und gekünstelt erscheinen, sind uns höchst unsympathisch und nicht vertrauensvoll.
Sie sind nicht echt, und wir können sie nicht greifen.
Daher achte darauf, dass deine Handlungen auch mit deiner Haltung übereinstimmen, dann handelst du authentisch.
5. Dich vor dein Team stellen
Wenn Mitarbeiter Fehler machen, führst du sie nicht vor und beschuldigst auch nicht einzelne.
Denn Fehler des Mitarbeiters sind immer auch Fehler des Chefs – jedenfalls nach außen und nach oben.
Intern solltest du auf jeden Fall mit deinem Team besprechen, wie die Fehler zukünftig vermieden werden können, aber nach oben und nach außen stellst du dich vor dein Team.
Anders verhält es sich mit Erfolgen deiner Mitarbeiter, diese gehören ihnen und nicht dir.
In dem Fall äußere dich lobend und mach den Verdienst des Mitarbeiters deutlich.
Wenn du dich an diese fünf Punkte hältst, wird das Vertrauen deines Teams in dich wachsen.
Frage dich daher im Führungsalltag immer wieder:
„Ist mein Verhalten vertrauenswürdig?“ und
„Was kann ich noch tun, damit mein Team mir vertraut?“
So, kommen wir nun zum Gegenpart von Vertrauen, das ist die Kontrolle.
Natürlich musst du als Führungskraft auch kontrollieren.
Du hast die Gesamtverantwortung für deinen Bereich und musst sicherstellen, dass die Ergebnisse erzielt und die gesetzten Ziele erreicht werden.
Aber wieviel Kontrolle ist angebracht und wie sieht die Kontrolle dann konkret aus?
Blindes Vertrauen ist genauso schädlich wie übermäßige Kontrolle.
Die meisten Führungskräfte üben allerdings zu viel Kontrolle und zu wenig Vertrauen aus.
Es geht darum die passende Balance zu finden.
Nehmen wir an, du bittest einen deiner Mitarbeiter einen bestimmten Bericht bis Ende der Woche fertig zu stellen. Ihr besprecht die Einzelheiten und der Mitarbeiter sichert dir zu, dass du den Bericht am Freitagmorgen vorliegen hast.
Am Mittwoch gehst du bei ihm im Büro vorbei und fragst nach, wie es denn so läuft mit dem Bericht, ob er schon gut vorangekommen ist.
Am Donnerstag erinnerst du ihn daran, dass er auf jeden Fall nochmal die Excelformeln überprüfen müsse. Da sind ja so oft immer Fehler drin.
Was glaubst du welche Wirkung das auf den Mitarbeiter hat?
Er hat das Gefühl, dass du ihm nicht zutraust, die Aufgabe alleine gut zu erledigen.
Er spürt, dass du ihm nicht vertraust. Hier war definitiv zu viel Kontrolle.
Wenn er das Gefühl hat, das ja sowieso alles kontrolliert und vorgegeben wird, wird er eher Dienst nach Vorschrift machen und sich nicht sonderlich stark einbringen.
Sich wirklich verantwortlich für eine Aufgabe fühlen und eigene neue Ideen einbringen, wird mit zu viel Kontrolle im Keim erstickt.
So sollte Kontrolle aussehen
Wenn du kontrollierst, dann nur Ergebnisse und Ziele, aber nicht den Weg dahin.
Du delegierst Aufgabenpakete oder Projekte an deine Mitarbeiter, besprichst mit ihnen wie das Ergebnis aussehen soll bzw. welches Ziel erreicht werden soll und vertraust ihnen dann, dass sie eine Lösung bzw. einen guten Weg dahin finden.
Die Kontrolle beschränkt sich dann auf das Ergebnis. Ihr habt einen festen Termin bis wann das Ziel erreicht sein soll und das ist der Zeitpunkt, an dem du dir das Ergebnis vorstellen lässt.
Dies ist das optimale Vorgehen, du delegierst, gibst deinen Mitarbeitern Entscheidungs- und Gestaltungsspielraum und kontrollierst lediglich das Ergebnis.
Mehr Kontrolle ist bei guten Mitarbeitern nicht notwendig.
Die Ausnahme
Ausnahme sind Mitarbeiter, die neu in deinem Bereich sind, die neue Aufgaben übernommen haben oder noch unsicher sind. Diese werden von dir stärker begleitet.
Dann vereinbarst du in regelmäßigen Abständen Kontroll-Checks, das sind Termine, an denen sie dir berichten können, wie das Projekt läuft und an denen ihr Unklarheiten klären könnt. So hast du einen Überblick, wo der Mitarbeiter gerade steht und dieser bekommt mehr Sicherheit in der Projektbearbeitung.
Das gleiche gilt übrigens auch für Mitarbeiter, die nicht so gute Ergebnisse abgeliefert haben, da werden die Kontroll- und Reviewschleifen auch enger.
Es hängt also vom Mitarbeiter ab, wieviel du kontrollierst.
Ist er erfahren, liefert er gute Ergebnisse? Dann reicht es, die Ergebnisse zu überprüfen. Und auch da überlege dir gut, ob du alle Ergebnisse sehen willst, oder eben nur die für dich wichtigen.
Ist der Mitarbeiter neu, noch nicht so erfahren oder war in der Vergangenheit eher enttäuschend in den Ergebnissen? Dann überprüfst du nicht nur die Ergebnisse, sondern baust zwischendurch Kontroll-Checks ein, um ihn zu begleiten, mehr Sicherheit zu geben und ihn irgendwann dahin zu bringen, dass du auch bei ihm nur noch die Ergebnisse kontrollieren brauchst.
Wichtig ist, dass du nicht zwischen den vereinbarten Kontroll-Checks kontrollierst.
Du kannst deinem Mitarbeiter anbieten, dass er immer zu dir kommen kann, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert ist, er den Zeitplan nicht einhalten kann oder er eine Frage hat, aber du selber als Chef darfst das Ergebnis nur zu den Terminen kontrollieren, die ihr auch vereinbart habt und nicht dazwischen.
Zusammengefasst:
Dein Ziel sollte es sein, eine stabile Vertrauenskultur in deinem Team aufzubauen und du solltest deinem Team so gut und viel wie möglich vertrauen.
Lass deinem Team Gestaltungs- und Entscheidungsspielraum, traue ihnen etwas mehr zu, als sie sich selber und überlege dir jeden Tag ob dein Verhalten auch vertrauenswürdig ist und was du noch dafür tun kannst, um das Vertrauen deines Teams zu gewinnen.
Kontrollieren wirst du nur Ergebnisse und nicht den Weg dahin.
Damit hast du die Basis geschaffen für Mitarbeiter, die selbstverantwortlich, engagiert und motiviert arbeiten und gleichzeitig hast du für dich Entlastung und Freiräume geschaffen.
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Episodenbild: Photo by Cytonn Photography on Unsplash
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